No dia 15 de abril de 2020 foi publicada a Instrução Normativa n.º 79/2020 do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração – DREI (“IN”), que dispõe sobre a participação e a votação à distância nas assembleias e reuniões das sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas (“Assembleias”), nos termos da Medida Provisória n.º 931/2020.
1. Formas de realização das Assembleias. A IN prevê que as Assembleias podem ser: (i) semipresenciais, quando os acionistas, sócios ou associados podem participar e votar presencialmente, no local físico da realização do conclave, mas também a distância; ou (ii) digitais, quando os acionistas, sócios ou associados só podem participar e votar a distância. Em ambos os casos, as Assembleias, para todos os efeitos legais, serão consideradas como se realizadas na sede da sociedade.
2. Convocação. A IN determina que as sociedades devem cumprir as regras de convocação previstas tanto em lei quanto no respectivo contrato/estatuto social, bem como informar em destaque na convocação quando a Assembleia for semipresencial ou digital. A convocação deverá indicar aos acionistas, sócios ou associados como estes podem participar e votar à distância, o que pode ocorrer mediante envio de boletim de voto à distância e/ou atuação remota por sistema eletrônico, sendo que tais informações poderão ser divulgadas no anúncio de convocação de forma resumida, com indicação de endereço eletrônico na rede mundial de computadores onde as informações completas estarão disponíveis de forma segura.
3. Disponibilização de documentos. A sociedade deverá disponibilizar previamente os documentos necessários à realização da Assembleia, tanto nos termos da lei que reger o respectivo tipo societário, quanto digitalmente, por meio seguro.
4. Instalação e deliberação. As sociedades devem cumprir as regras de instalação e deliberação previstas tanto em lei quanto no respectivo contrato/estatuto social.
5. Sistema eletrônico e gravação. A sociedade deverá utilizar um sistema eletrônico acessível, que garanta a segurança, confiabilidade e transparência da Assembleia, bem como sua gravação. Além disso, a sociedade deve possibilitar o registro de presença dos participantes, a visualização de documentos, o recebimento de manifestações escritas dos participantes e, por fim, garantir o direito ao voto e a participação, não apenas aos sócios, acionistas e associados, mas também aos administradores, pessoas autorizadas e demais pessoas cuja participação seja obrigatória, durante toda a Assembleia. A sociedade pode contratar terceiros para administrar, em seu nome, o processamento das informações nas Assembleias semipresenciais e digitais, mas permanece responsável pelo cumprimento do disposto na IN. A sociedade não poderá ser responsabilizada por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão à rede mundial de computadores dos acionistas, sócios ou associados, assim como por quaisquer outras situações que não estejam sob o seu controle.
6. Presença. Será computada a presença do acionista, sócio, associado ou procurador mediante registro de participação no sistema eletrônico disponibilizado pela sociedade, desde que o participante apresente os documentos necessários até 30 (trinta) minutos antes do horário estipulado para abertura dos trabalhos, ou mediante boletim de voto à distância.
7. Boletim de voto à distância. O boletim de voto à distância deverá conter todas as matérias constantes da ordem do dia da Assembleia, as orientações sobre o seu envio à sociedade, a indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do acionista, sócio ou associado, bem como de eventual representante e as orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido. O boletim de voto à distância será enviado aos acionistas, sócios ou associados na data da publicação da primeira convocação, e deverá ser devolvido à sociedade, em no mínimo 5 (cinco) dias antes da Assembleia. Em até 2 (dois) dias contados do recebimento, a sociedade deverá comunicar o recebimento do boletim e a eventual necessidade de retificação deste.
8. Ata. A ata da Assembleia deverá indicar que a sua realização ocorreu de maneira semipresencial ou digital, detalhando os meios utilizados para garantir a participação e o voto à distância dos respectivos participantes. Os membros da mesa da Assembleia semipresencial ou digital (presidente e secretário) deverão assinar a ata respectiva e consolidar, em documento único, a lista de presença. Quando a ata não for elaborada em documento físico: (i) as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica; (ii) devem ser assegurados meios para que possa ser impressa em papel, de forma legível e a qualquer momento, por quaisquer acionistas, sócios ou associados; e (iii) o presidente ou secretário deve declarar expressamente que atendeu todos os requisitos para a sua realização, especialmente os previstos na IN.
9. Assembleias já convocadas. Assembleias já convocadas e ainda não realizadas poderão ser feitas de forma semipresencial ou digital, desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes, ou declarem expressamente sua concordância com esta circunstância.
