De acordo com a legislação em vigor, devem ser submetidas anualmente a deliberação em reunião*  de sócios, nas sociedades limitadas, e a deliberação em assembleia geral ordinária, nas sociedades por ações, as contas da administração, as demonstrações financeiras e a proposta de destinação de resultados da sociedade.

A reunião de sócios e a assembleia geral ordinária, nas quais serão analisadas as contas da administração, deverão ocorrer nos 4 (quatro) primeiros meses seguintes ao término do exercício social, conforme art. 1.078 da Lei n.º 10.406/2002 (Código Civil) e art. 132 da Lei n.º 6.404/1976 (Lei das Sociedades por Ações).

Ou seja, caso o exercício social da sociedade se encerre em 31 de dezembro, como na maioria dos casos, a reunião de sócios ou a assembleia geral ordinária deverá ocorrer até 30 de abril do ano subsequente.

No que diz respeito às sociedades regidas pelo Lei n.º 10.406/2002, como as sociedades limitadas, a lei determina que, em até 30 (trinta) dias antes da data marcada para a reunião, deverão ser postos à disposição dos sócios que não exerçam a administração, por escrito e com a prova do respectivo recebimento, as contas dos administradores e as demonstrações financeiras. A convocação para a reunião deverá ser publicada por três vezes, ao menos, sendo que a data da primeira publicação deverá ser realizada com no mínimo oito dias de antecedência em relação à data da reunião, e as demais publicações com no mínimo cinco dias de antecedência. A convocação é dispensada quando todos os sócios comparecerem ou se declararem, por escrito, cientes do local, data, hora e ordem do dia.

Já nas sociedades por ações, o art. 133, da Lei n.º 6.404/1976, estabelece que, em até 1 (um) mês antes da data marcada para a realização da assembleia geral ordinária, os administradores deverão comunicar que se encontram à disposição dos acionistas os seguintes documentos:

(i)    o relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo;

(ii)    a cópia das demonstrações financeiras;

(iii)    o parecer dos auditores independentes, se houver;

(iv)    o parecer do conselho fiscal, inclusive votos dissidentes, se houver; e

(v)    demais documentos pertinentes a assuntos incluídos na ordem do dia.

Conforme previsto em lei, tal comunicação deverá ocorrer por meio de publicação, que deverá ocorrer por mínimo 3 (três) vezes, nos jornais normalmente utilizados pela companhia, e os anúncios indicarão o local para obtenção de cópias. Fica dispensada a publicação dos anúncios se os documentos forem publicados até 1 (um) mês antes da data marcada para a realização da assembleia.

A lei estabelece ainda que, à exceção do parecer do conselho fiscal e de documentos pertinentes a outros assuntos, excepcionais, incluídos na ordem do dia, a companhia deverá publicar até 5 (cinco) dias antes da data marcada para a realização da assembleia, os demais documentos previstos no art. 133 colocados à disposição dos acionistas.

A companhia que for fechada, tiver menos de vinte acionistas e patrimônio líquido inferior a R$ 1.000.000,00 (um milhão de reais), cumulativamente, poderá convocar a assembleia por anúncio entregue a todos os acionistas e deixar de publicar os documentos de que trata o art. 133, desde que sejam, por cópias autenticadas, arquivados na Junta Comercial juntamente com a ata da assembleia.

Por fim, os administradores da companhia, ou ao menos um deles, e o auditor independente, se houver, deverão estar presentes à assembleia para atender a pedidos de esclarecimentos, mas os administradores não poderão votar como acionistas ou procuradores.

A aprovação, sem reserva, das demonstrações financeiras e das contas, exonera de responsabilidade os membros da administração e os do conselho fiscal, salvo erro, dolo, fraude ou simulação.

* Deverá ser realizada assembleia em vez de reunião se o número de sócios for superior a dez, conforme art. 1.072, §1º da Lei n.º 10.406/2002.